No varejo, o processo de compra de mercadorias começa com a definição dos produtos e as respectivas quantidades conforme o giro e necessidade de estoque. O processo de cotação de preços, análise da melhor oferta e a formalização do pedido de compra encerra a segunda fase. Por fim, o fornecedor emite a nota fiscal e providencia o envio das mercadorias.
O próximo passo é o recebimento dos produtos, o que, em teoria, seria um processo simples. No entanto, podem ocorrer falhas e fraudes, que transformam esse simples procedimento em um pesadelo para o varejista. Dentre muitos, citamos alguns exemplos dessas situações: dados cadastrais inválidos; divergências entre preço negociado e informado na nota; divergência de quantidade; inconsistência sobre desconto oferecido na compra; local de entrega divergente do informado.
A falta de experiência dos colaboradores envolvidos no processo, aliado ao desconhecimento das regras simples de emissão de notas fiscais, pode atrapalhar ainda mais todo o processo.
O processo de recebimento de produtos consiste em várias fases. Partindo da conferência dos dados cadastrais da nota fiscal, há um longo caminho a ser percorrido, que feito de forma inconsistente repercute negativamente na operação e no resultado da empresa. Podemos citar perda de venda por quebra de estoque, preços incorretos por fator de conversão errado, estoque excessivo, diferenças tributárias, dentre outros.
Existem algumas dicas básicas para facilitar o processo de recebimento de produtos em qualquer varejo, principalmente se a sua loja for um supermercado, uma padaria ou mercearia.
Veja as dicas para melhorar o recebimento de produtos na sua loja:
1. Agendamento de entrega
Trabalhe com um agendamento de entrega de mercadorias, pois facilita a organização de espaço para a recepção e estocagem dos produtos, viabiliza o planejamento de promoções e otimiza o aproveitamento de mão de obra dentre outros benefícios.
2. Treinamento dos funcionários
Treine a equipe de recebimento de produtos para realizar o confronto entre o pedido e a nota faturada pelo fornecedor. Se possível automatize esse processo através de softwares que trabalham com conferência e cruzamentos;
3. Cadastro tributário dos produtos
Divergências entre a tributação dos produtos constante na nota fiscal e o cadastro da loja ocorrem frequentemente. Para isso, tenha uma ferramenta automatizada ou uma boa consultoria em tributos com a qual a sua equipe possa recorrer nos casos de divergência.
4. Política com fornecedores
Faça um acordo ou até um contrato com o fornecedor estabelecendo as regras básicas no caso de divergência entre o Pedido de Compra e a entrega das mercadorias. Estabeleça um processo interno de troca ou percentual aceitável em relação à divergência de preço faturado e deixe as regras bem claras para a gerência e o setor de recepção de mercadorias.
Prevenção é a melhor forma de melhorar o processo de recebimento de produtos
Lembre-se que a prevenção continua sendo sua principal aliada no combate a autuações fiscais. Corrigir os erros de tributação em cadastros de produtos faz toda a diferença, pois a certeza da informação correta na entrada da nota fiscal garante o sucesso na precificação, com a consequente análise dos custos e segurança no envio das informações para o Fisco.
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