No começo da operação de uma empresa, é comum que a gestão seja feita em uma planilha. Mas à medida que o negócio cresce e o volume de informações aumenta, a necessidade de um controle adequado desses dados é fundamental. Um sistema de automação comercial faz toda a diferença para o sucesso de uma empresa.
Planilhas não conseguem fazer atualizações de forma automática e impossibilitam uma visão geral da gestão do negócio, o que acaba atrapalhando nas decisões.
Nesse artigo, vamos apresentar as vantagens mais importantes de utilizar um sistema de gestão.
O QUE É AUTOMAÇÃO COMERCIAL?
Automação Comercial é tornar automático processos comerciais por meio de ferramentas e plataformas, como softwares, por exemplo. Buscando mais rapidez e eficácia na execução de cada processo, além de possibilitar uma entrega em menor tempo e com mais qualidade.
Normalmente, um sistema de automação comercial é composto dos seguintes módulos:
Os módulos mudam de acordo com o segmento e necessidade da empresa.
VANTAGENS DE UMA AUTOMAÇÃO (ERP)
O sistema de automação também é conhecido como ERP, que vem do inglês Enterprise Resource Planning. Essa sigla, em português, significa Planejamento de Recursos Empresariais. A organização dos dados e obtenção de informações é o grande objetivo na implantação de um sistema ERP. Com isso, se obtém inúmeras vantagens, como:
INTEGRAÇÃO DE TODAS AS ÁREAS DA EMPRESA
O sistema de gestão faz com que, a partir do lançamento de uma informação, todos os departamentos sejam movimentados devidamente.
Além disso, todos os interessados, com permissão, podem acessar a informação.
Como exemplo: quando acontece uma entrada de mercadorias na área de recebimento, o sistema é alimentado com as informações daquela ação e, no mesmo momento em que está sendo digitada ou transmitida. Acontecem atualizações como:
- O controle de estoque tem a entrada dos produtos recebidos;
- A área de Compras tem a baixa do pedido pendente;
- A área de Contas a Pagar recebe o compromisso de pagamento da nota fiscal;
- A área de Vendas recebe a informação que os produtos chegaram;
- A área de Faturamento libera os pedidos que estavam aguardando a chegada dos produtos para a emissão da nota fiscal.
Em resumo, uma única operação movimenta toda a empresa de forma automática e instantânea.
GERENCIAMENTO DO FATURAMENTO DE FORMA MAIS ESTRATÉGICA
O ponto crucial para a sobrevivência do negócio é o faturamento, é preciso saber gerenciá-lo. Caso o faturamento não esteja indo bem identificar com rapidez a causa é essencial para salvar o negócio. As dificuldades podem estar no produto, no atendimento, no preço e até mesmo na má gestão do caixa. Todavia, para identificar esse problema, é necessária a análise de indicadores e estatísticas que mostrarão a decisão a ser tomada.
Por menor que seja o negócio, é imprescindível acompanhar, diretamente, a evolução do faturamento. Pois, com um mapa em mãos, as tomadas de decisão são mais conscientes. Além disso, nos momentos em que o dono do negócio não está presente, a única forma de continuar acompanhando esses números, com a certeza de serem informações fidedignas, é por meio da automação comercial. Ou seja, dos relatórios que a ferramenta fornece.
CONTROLE DE DESPESAS COM AUTOMAÇÃO COMERCIAL
Tão importante quanto controlar a entrada do capital, é controlar a saída dele. Sem mencionar ainda que também é preciso administrar as retiradas de estoque e as contas a pagar com todas as despesas, sejam elas fixas, indiretas ou diretas. Além de monitorar o volume de despesa, é importante classificá-las. Assim, você saberá onde está o maior custo. Essas são as informações para, mais uma vez, tomar as decisões corretas.
Com a automação comercial, você terá em mãos a rentabilidade do seu negócio de forma mais prática e ágil. Algumas ações são até possíveis de serem executadas manualmente, mas o tempo despendido, às vezes, se torna inviável. Mas, se automatizado, você pode, por exemplo, mensurar o custo do produto e estabelecer o método de precificação desejado. Ou, ainda, definir metas de venda e despesas para acompanhar a progressão de ambas.
TORNAR O ATENDIMENTO MAIS ÁGIL E EFICAZ
Há clientes que desejam o atendimento personalizado, nominal e dedicado. Porém, não podemos esquecer que a agilidade também deve estar presente no atendimento.
Por mais que goste de frequentar uma loja favorita, se o atendente demora muito é provável que, da próxima vez, o cliente opte por outro estabelecimento.
Com a automação comercial, você torna o atendimento da sua loja mais ágil por meio de sistema de PDV. Além de outros aplicativos facilitadores que agregam e tornam a experiência do cliente especial. Como a impressão de ticket, por exemplo, que permite que o atendente realize a leitura dos produtos diretamente no carrinho por meio de um celular ou um tablet. Agilizando o processo de pagamento.
TOMADA DE DECISÕES IMPORTANTES EM TEMPO HÁBIL
Esperar o mês seguinte para apurar o resultado do mês anterior pode fazer seu negócio não sobreviver. Os números devem sempre estar à mão e, claro, devem ser analisados e utilizados para mudar o que não está dando certo, sempre em tempo hábil.
Lançar promoções quando as vendas estão baixas, dar vazão naquele produto que está com a data de validade quase comprometida, alterar os preços por determinados horários e dias da semana ou renegociar os prazos com alguns fornecedores são ações que, somente quem tem uma automação comercial consegui realizar rapidamente.
Um software de automação comercial eficiente e moderno permite a integração de todas as áreas, criando um fluxo de processo e da informação dentro da sua empresa. Nos processos fiscais, por exemplo, a legislação tem exercido mais pressão sobre o varejo, obrigando a informatização do ponto de venda.
Utilize a exigência da automação fiscal a seu favor, atrelando essa necessidade aos benefícios que a automação oferece. Certamente, automatizar através de uma solução utilizada pelos grandes players do mercado pode fazer você não só sair à frente da concorrência, mas fazê-lo crescer e multiplicar seus lucros e negócios.
AUMENTO DA LUCRATIVIDADE COM AUTOMAÇÃO
Com informações disponíveis a todo tempo, e atualizadas a cada movimentação, o lucro também aumenta, uma vez que se consegue prever possíveis problemas, evitando-os e melhorando os resultados da operação.
Também é possível monitorar em tempo real as vendas e tomar decisões com relação as mudanças de preços, posicionamento dos produtos na loja e promoções relâmpagos, sempre visando o aumento da lucratividade.
Com as informações do ERP, localizam-se facilmente produtos que não giram, setores ou segmentos que geram mais receita e pode se tomar decisões importantes e estratégicas sobre cada área avaliada.
As empresas que adotam um sistema de gestão têm maior facilidade ainda na organização dos seus processos, percebem rapidamente caminhos mal traçados ou decisões equivocadas e melhoram seus resultados a partir de informações corretas e seguras.
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